מהצעת המחיר
להכנות לאירוע

מתחילים מהפרטים שמשפיעים על ההצעה

לפני שבוחרים מנות, מרכזים את התאריך, המקום, מספר האורחים וסוג השירות. משלוח מגשים, אירוח עם הגשה ואירוע עם בישול במקום דורשים היערכות שונה.

כדאי לברר גם שעת הגעה והגשה, מגבלות תזונה, ציוד זמין ותנאי גישה. אם פרט עדיין פתוח, מציינים אותו כדי שיהיה ברור מה צריך להשלים לפני סגירה.

• שם איש הקשר וטלפון לחזרה.
• תאריך, מיקום ושעות האירוע.
• מספר אורחים והצרכים התזונתיים שנמסרו.
• סוג השירות, הצוות והציוד שהעסק מתבקש לספק.
• פרטים פתוחים שיש להם השפעה על המחיר או ההכנות.

מה צריך להיות בהצעת המחיר?

הלקוח צריך להבין מה כלול בתפריט, לאיזה מספר אורחים ההצעה מתייחסת ומה הוא משלם. אם יש שירותים נוספים, כגון הובלה, צוות או ציוד, מציגים אותם באופן ברור.

כדאי לפרט את הסכום הכולל ואת תנאי התשלום שסוכמו, ולהבהיר אילו פרטים עוד עשויים להשתנות. את תנאי העסק מציגים לפי ההסכם והמדיניות שלו.

בטיק-תק מכינים את ההצעה מתוך העסקה, בודקים את התפריט, פרטי האירוע והמחיר, ומפיקים PDF לשיתוף עם הלקוח.

אחרי השליחה קובעים פעולה הבאה

שליחת ההצעה אינה מסיימת את הטיפול בפנייה. כדאי לשמור מה נשלח ומתי, ולתאם עם הלקוח מועד מתאים לשיחה הבאה. בפולואפ אפשר לברר מה עדיין פתוח: התפריט, המספרים, השירות או החלטה של אדם נוסף.

אם הלקוח ביקש שינוי, שומרים את הסיכום החדש ומוודאים שברור איזו הצעה היא העדכנית. לפני שמעבירים את האירוע להכנות, בודקים שהסיכום כולל את כל השינויים שאושרו.

מה מעבירים מההצעה להכנות?

למטבח ולמי שיוצא לאירוע דרושים פרטים לביצוע. רכזו את התפריט שאושר, הכמויות, השעות וההערות שנוגעות לעבודה עצמה.

• תפריט סופי ומספר אורחים מעודכן.
• כמויות להכנה, רשימת קניות והזמנות לספקים.
• הערות תזונה והפרדות שנדרשות בהכנה ובאריזה.
• רשימת ציוד ודברים שצריך לקחת לאירוע.
• שעת מוכנות, יציאה, הגעה ואיש קשר במקום.
• משימות שצריך לבצע ומי אחראי לוודא שהושלמו.

בטיק-תק ממשיכים מנתוני האירוע לכמויות, לקניות ולמשימות. אפשר להפיק PDF מרשימת הקניות, לשלוח הזמנה לספק ולהוציא דפי עבודה למטבח וליציאה. שליחה לספקים יכולה להיות ידנית או אוטומטית במועד מוגדר לפני האירוע, לפי ההגדרות של העסק.

מה עושים כשמספר האורחים משתנה?

נניח שהאירוע גדל מ־80 ל־95 אורחים אחרי שההצעה נשלחה. קודם מעדכנים את פרטי האירוע ובודקים עם הלקוח את ההשפעה על ההצעה. אחר כך בודקים את הכמויות, הקניות, הציוד והמשימות.

אם כבר נשלחו מסמכים ללקוח או לספק, או הודפסו דפי עבודה, צריך להעביר גרסה מעודכנת ולוודא שהיא הגיעה למי שמבצע. עדכון במערכת אינו משנה PDF שכבר יצא ממנה.

לפני היציאה, עוברים על הרשימות העדכניות ומסמנים מה הושלם. לאחר האירוע ממשיכים למעקב התשלום ולכל טיפול שעוד נשאר פתוח.